O que pode ser considerado despesas da empresa e como registrar?

Para ser considerada despesa da empresa, a legislação contábil e tributária requer para que determinada despesa seja contabilizada, que ela esteja acompanhada de um documento hábil e idôneo, que pode ser o documento fiscal, recibo, contrato ou documento equivalente emitido contra a Pessoa Jurídica e ser necessária para a execução da atividade da empresa.

Caso a despesa não esteja comprovadamente vinculada a obtenção de novas receitas ou não esteja direta e exclusivamente vinculada ao funcionamento da PJ, ou não possua comprovação com documento hábil e idôneo, não poderá ser registrada na empresa e nem paga com recursos da PJ.

Caso ocorra pagamento, mesmo sem ser despesa da empresa, esses valores deverão ser tratados como "antecipação de lucros".

Ou seja, para ser considerada despesa da empresa precisa estar vinculada exclusivamente ao CNPJ e relacionada as atividades da sua empresa, além do documento em nome da empresa, dessa forma poderá utilizar a conta bancária PJ para o pagamento. 

• Despesa necessária

Para ser considerada despesa da empresa, ela deve estar vinculada a atividade, ou seja, ser necessária para as atividades habituais exercidas. É valido mencionar que a Receita Federal aborda que para ser considerada despesa da empresa, deve atender os requisitos previstos no artigo n° 311 do Decreto n° 9.580/2018, reproduzido abaixo:

"Art. 311. São operacionais as despesas não computadas nos custos, necessárias à atividade da empresa e à manutenção da fonte produtora.

• 1º São necessárias as despesas pagas ou incorridas para a realização das transações ou operações exigidas pela atividade da empresa
• 2º As despesas operacionais admitidas são as usuais ou normais no tipo de transações, operações ou atividades da empresa.
• 3º O disposto neste artigo aplica-se também às gratificações pagas aos empregados, independentemente da designação que tiverem."

• Documentação comprovatória

 No que diz respeito a documentação, todo lançamento contábil realizado na empresa deve estar amparado de documento comprovatório, isso inclui inclusive as despesas. O mesmo decreto n° 9.580/2018 menciona em seu artigo n° 967 que os registros contábeis da escrituração devem estar amparados de documento hábil e idôneo:

"Art. 967. A escrituração mantida em observância às disposições legais faz prova a favor do contribuinte dos fatos nela registrados e comprovados por documentos hábeis, conforme a sua natureza, ou assim definidos em preceitos legais (Decreto-Lei n.º 1.598, de 1977, art. 9º, § 1º)." 

• Exemplo de despesas 

Despesas do dia a dia como: água, luz, internet, consumo, escritório, etc. não precisa nos enviar para registro contábil, basta manter arquivados. Os pagamentos dessas despesas deverão ser informados pelo Movimento de Caixa ou pela importação do extrato bancário.

Se esses pagamentos forem realizados por meio de conta-corrente em nome CNPJ da empresa, então serão informados na Plataforma quando você importar o extrato, não precisa enviar os comprovantes para a Contabilizei.

Se a empresa não possui conta-corrente da pessoa jurídica ou então se realizou pagamentos e recebimento em dinheiro em espécie ou utilizando uma conta-corrente que não esteja em nome CNPJ da empresa precisará informar os pagamentos das despesas utilizando o movimento de caixa, mas não precisa enviar os comprovantes para a Contabilizei.

Já as notas fiscais de compra de imobilizado, como, por exemplo: computadores, móveis, instalações, veículos, etc. Devem ser enviadas para a Contabilizei via chamado e nós faremos os lançamentos contábeis. 

• Exemplo de despesas que não podem ser consideradas da empresa

 Combustível e estacionamento

Quando a empresa não possui em seus bens um automóvel, não há como justificar o combustível ou estacionamento como despesa da empresa.

Alimentação do sócio

A essencialidade para a atividade da empresa com a alimentação pode ser questionada pelo fisco, ainda mesmo que opte pelo risco, é necessário documento que comprove que a despesa é da empresa.

Despesas com viagem e hospedagem

Para ser considerada despesa da empresa, é necessário que todos os documentos estejam em nome da empresa, caso estejam em nome do sócio não será possível o registro.

Gastos pessoais do sócio

Os gastos pessoais do sócio não são despesas da empresa, pois, para a receita federal, são pessoas diferentes, portanto, deve haver a separação das despesas.

Plano de saúde do sócio

Em relação ao plano de saúde, a recomendação é o desconto do pró-labore.

Contudo, se não descontado, cabe-se observar as condições abaixo:

Considerando que a contratação do plano foi em nome da pessoa jurídica, se faz necessário o reconhecimento na contabilidade da PJ, observando os pontos abaixo:  

• Se a empresa não possui funcionários e o Plano de Saúde for pago pela conta-corrente da Pessoa Jurídica, esses pagamentos de plano de saúde em favor dos sócios e em nome da PJ, não sendo descontado do pró-labore, também não serão caracterizados como antecipação de lucros.
• Porém, em caso de possuir funcionários, caso o benefício seja contratado pela PJ e não oferecido a todos os sócios e funcionários, e que não seja descontado do Pró-labore, será considerado retirada de lucros.

• Como registrar

As notas fiscais de serviços tomados pela empresa e necessários para sua atividade, você deve informar na Plataforma no menu lateral conforme segue:

 É válido ressaltar a importância dos registros corretos das despesas da empresa, pois, estas impactam diretamente no lucro apurado e distribuído aos sócios.